Whistle Blowing System (WBS) & Pengendalian Gratifikasi

 

Whistle Blowing System (WBS) merupakan suatu sistem yang diupayakan oleh PT. KOKEK agar pihak internal maupun eksternal dapat melaporkan terjadinya pelanggaran atau penyimpangan yang berkaitan dengan tindak pidana korupsi, kolusi, nepotisme serta penyalahgunaan wewenang/ jabatan. PT. KOKEK berpandangan bahwa penerapan SMAP lebih efektif jika seluruh entitas yang mempunyai hubungan usaha juga berkomitmen mengendalikan dan/atau menerapkan SMAP. Dalam hal ini, identitas pelapor dirahasiakan. Untuk lebih lengkapnya ada pada prosedur dibawah ini :

 

  1. Ketika seseorang mengetahui atau melihat adanya kegiatan dugaan penyuapan yang melibatkan personil PT KOKEK, maka orang tersebut wajib melaporkan kejadian tersebut (dengan menyebutkan nama atau merahasiakan) melalui :
    Email : lapor@kokek.com atau menggunakan FORMULIR LAPORAN DUGAAN PENYUAPAN yang ada pada bagian bawah halaman ini.
  2. Laporan yang masuk secara otomatis akan masuk kepada Ketua FKAP dan Direktur.
  3. Ketua FKAP mencatat laporan yang masuk ke dalam Form Laporan Dugaan Penyuapan, dan wajib menjaga kerahasiaan identitas pelapor.
  4. Ketua FKAP melakukan kajian terhadap laporan yang masuk untuk menentukan apakah laporan tersebut benar (bukan fitnah/black campaign). Ketua FKAP dapat berkonsultasi dengan Direktur untuk memastikan apakah laporan memiliki keakuratan sehingga dapat diputuskan akan diteruskan dalam kegiatan investigasi.
  5. Apabila dari hasil kajian diputuskan untuk dilakukan investigasi, maka Ketua FKAP bersama dengan Direktur membentuk Tim Investigasi dengan menerbitkan Surat Pembentukan dan Penugasan Tim Investigasi, yang terdiri dari beberapa personil yang jumlahnya ganjil (minimal 3) dengan persyaratan :

    • Personil memiliki integritas anti penyuapan
    • Personil tidak terlibat dalam kegiatan penyuapan yang dilaporkan
    • Tidak memiliki track record buruk terkait penyuapan dan atau tindak pidana lainnya
    • Dapat berasal dari pihak internal atau eksternal PT KOKEK


    Catatan :
    Apabila karyawan PT KOKEK merasa ragu-ragu apakah dia dihadapkan pada situasi atau upaya penyuapan dari seseorang/pihak lain yang berhubungan dengan bisnis PT KOKEK, maka karyawan tersebut dapat berkoordinasi atau meminta saran kepada Ketua Tim FKAP/Direktur mengenai hal ini.

  1. Tim Investigasi yang terbentuk melakukan investigasi dengan cara :
    • Apabila dari hasil laporan tercantum nama pelapor, maka Tim Investigasi menemui pelapor untuk menggali informasi.
    • Menemui terlapor untuk dimintai keterangan
    • Bertemu dengan pihak-pihak lain yang dapat dimintai keterangan
    • Mencari bukti penyuapan (contoh : rekaman cctv dari tempat kejadian perkara, dll).
    • Apabila diperlukan, tim investigasi dapat bekerjasama dengan pihak lain yang dianggap relevan untuk mendukung proses investigasi agar mendapatkan data yang akurat.
  2. Investigasi diselesaikan dalam kurun waktu maksimal 3 (tiga) bulan dari tanggal pelaporan dugaan penyuapan. Investigasi dan hasil investigasi bersifat rahasia.
  3. Berdasarkan hasil investigasi, Tim Investigasi menyusun laporan hasil investigasi dan menyampaikannya kepada Ketua FKAP dan Direktur.
  4. Berdasarkan laporan hasil investigasi, Ketua FKAP dan Direktur membuat keputusan, antara lain namun tidak terbatas :
    • Jika keputusan menyatakan terlapor terbukti menerima atau memberi suap, Divisi Adum dan Personalia akan menerbitkan Surat Peringatan.
    • Jika keputusan menyatakan terlapor tidak terbukti menerima atau memberi suap, Divisi Adum dan Personalia memulihkan nama baik terlapor melalui email kepada seluruh karyawan.

  1. PT KOKEK wajib memberikan perlindungan bagi pelapor dari segala bentuk ancaman, intimidasi ataupun tindakan tidak menyenangkan, serta menjamin atas kerahasiaan identitasnya. Informasi terkait pelapor terdokumentasikan dengan baik, dan hanya dapat diketahui oleh Ketua FKAP dan Direktur.
  2. Direktur wajib menjamin bahwa pelapor tidak akan memperoleh :
    • Pemecatan yang tidak adil
    • Penurunan jabatan atau pangkat
    • Pelecehan atau diskriminasi atau intimidasi atau tekanan dalam bentuk apapun.
    • Catatan yang merugikan dalam file data pribadinya.
      Direktur dapat berkoordinasi dengan pihak berwenang untuk memberikan perlindungan kepada pelapor.
  3. PT KOKEK wajib memberikan perlindungan terhadap tim investigasi yang melaksanakan tugasnya, dan pihak-pihak yang memberikan informasi terkait dengan pengaduan tersebut.
FORMULIR LAPORAN DUGAAN PENYUAPAN
File pdf atau jpg, ukuran maksimal 2Mb

Sign up for good news emails

Stay current with our latest insights

© Copyright 2024

Programmed by IT